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「超・箇条書き」(杉野幹人著)で分かった3つのコツ!


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情報量に対して人間の情報処理能力が足りていないという時代の流れがある。
このように情報過多の時代だから、情報を多く、つまり「長く伝える」ことの価値は減っている。むしろ、「短く、魅力的に伝える」こと、つまり情報を選別し、少なくすることの価値が増えている。

上記のような時代背景があるからこそ、箇条書きを使いこなす必要があると説明されています。

「超・箇条書き」には、その箇条書きを使いこなすうえで、箇条書きの内容をより分かりやすく相手に伝えるための方法やコツがまとめられている本です。

著者の杉野幹人さんは海外の大学でMBAを取得され、その授業の中で、さらにシリコンバレーでの仕事の経験から、箇条書きの必要を感じてこの本を書いたと記載されていました。

なお、海外では箇条書きのことを「ビュレットポイント」と言い、ロジカルシンキングと共に世界的に求められているスキルだと説明されています。




自分でも箇条書きは利用しますが、その時には箇条書きしたものを分類し、それぞれに見出しを付けてまとめるということまではしていますが、そこからさらに踏み込んで利用できる方法がまとめられていました。

本屋でタイトルが印象的だったので、パラパラと中身を見てみました。が、その分類時のコツ、さらに、まとめ方のコツについて説明されていることもあったので、すぐにでも活用できそうたと思って購入しました。

構造化、物語化、メッセージ化

構造化→相手が全体像が一瞬で理解できるようにすること。
物語化→相手が関心をもって最後まで読み切れるようにすること。
メッセージ化→相手の心に響かせ行動を起こさせるようにすること。

この3つが超・箇条書きのコツになります。これらの内容を構成する要件がさらにあります。

構造化

「レベル感を整える」つまり、伝えたいことと伝えたいことの詳細・補足とに情報を分けて、つながりを持たせて並べる

レベル感を整えるには、まずグルーピング

グルーピングする際は。状態・現象を伝える文と、「行為」を伝える文とに分ける。

分けるときに注意することは「自動詞と他動詞」を使い分けること。

状態を伝えたければ1つひとつの文に「自動詞」を使う。

「誰かが何かに影響を与える行為」を伝えたければ、1つひとつの文に「他動詞」を使う。

つまり、「自動詞を使った、状態・現象を伝えるグループ」と「他動詞を使った、行為を伝えるグループ」とに分ける。

構造化のコツの2つ目は「直列と並列」で時間軸を整えること。

時間の流れを説明する場合は直列で、問題点のリスト化などは並列で考える。

構造化のコツの3つ目は「ガバニング」で引き出しをつくる。

ガバニングとは、頭出しのまとめのこと。

これから説明する内容についてのポイントの数を宣言することで、話しを聞く上での引き出しを作ってもらうこと。

ポイントと思った部分

状態・現象と行為に分けること。この分類の仕方が、一番の元になると思います。

自分でも、何となく分けていましたがこのキーワードがあることで、自分が取り組む際も軸として利用することができそうです。

物語化

「フックをつくる」こと

フックを作る上での最初のコツは「イントロづくり」

最初の文で「相手が期待していること」を伝えること。

相手が期待していることにすぐ答えることで、相手の関心を醸成できるから。

MECE崩し

MECEの意味は「漏れなく、ダブりなく」

物事を伝える上で漏れなくダブりなく伝えることは必要だか、全てを、伝えることでフックをなくしてしまう。

そのため、敢えて伝えることを絞った上で、さらに絞り方についても、相手の興味・関心を踏まえて絞り込むことが重要とのこと。

「固有名詞」で具体的にイメージさせる

固有名詞は短い言葉にもかかわらず、相手の関心を引くフックとなり、より多くの意味を伝えることができる。

メッセージ化

メッセージ化の要件は「スタンスをとる」こと。

スタンスをとるとは、「自分の立ち位置」を明確にすること。

自分の立ち位置を明確にするために、「隠れ重言を排除する」「否定を使う」「数字を使う」という3つのことが紹介されています。

隠れ重言を排除する

隠れ重言を排除するとは、当たり前のことを言わないこと。当たり前のことを言うのではなく、相手に「おっ?」と思わせること何かをいうことが大切。

否定を使う

さらに、相手に「おっ?」と思わせるには、「否定」で退路を断つことがポイントととも説明されています。

なお、否定するときのコツとして、「AよりもB」「AからBになる」という使い方の説明がありました。

数字を使う

3つ目として、形容詞や副詞は「数字」に変えることと説明しています。

最後に

このように、超箇条書きでは「構造化」「物語化」「メッセージ化」の各作業を行うことで、相手の情報処理を手助けすることができます。

相手に理解をしてもらう、こちらの言いたいことを伝えるための方法としては、非常に使う機会も多いかと思いますので、少しづつでも活用していきたい、活用できる場面が多いスキルだと思いました!

 

→ ピッチレベル(岩政大樹著)を読んで分かった3つのこと
→ 子どもの才能は3歳、7歳、10歳で決まる!(林成之著)を読んで
→ 新ゾゾスーツ(ZOZOSUIT)は水玉柄のマーカー式でスマホで撮影!
→ 10食品群チェックシートが高齢者の低栄養対策として効果的!

 

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